Jeder Mensch reagiert in Zeiten von Unsicherheit und Furcht anders. Dies gilt auch für den Arbeitsplatz. Für Sie als Arbeitgeber kommt es darauf an, Strukturen und Routinen einzurichten, bevor das Unerwartete passiert, und Ihre Kommunikation so zu gestalten, dass sie den Mitarbeitern Sicherheit und Vertrauen gibt. Mit einer vorbereiteten Struktur ist Ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten gewappnet.
Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit nur darauf konzentrieren, wie sich die Situation auf den Kundenservice oder auf das Unternehmensimage in den Medien auswirkt, laufen Sie Gefahr, die wichtigsten Beteiligten zu vergessen: Ihre Mitarbeiter. Ein Unternehmen durch eine schwierige Zeit zu lotsen, ist eine Teamleistung, bei der die Personalabteilung definitiv eine entscheidende Rolle spielt.
Nachfolgend finden Sie deshalb fünf Tipps zur Kommunikation in Krisenzeiten:
1. Stellen Sie ein Krisenteam zusammen
In unruhigen Zeiten bedarf es einer sicheren Führung und klarer Informationen. Stellen Sie einen kleinen Stab von Schlüsselpersonen aus dem Management, der Personalabteilung und Ihrem Kommunikationsteam zusammen, und etablieren sie klare Routinen für Entscheidungsfindung und Kommunikation.
Um widersprüchliche Botschaften Einzelner zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen frühzeitig erfährt, dass alle Mitteilungen bezüglich einer Krise von der damit betrauten Gruppe kommuniziert werden.
2. Kommunizieren Sie regelmäßig
Wo es an glaubwürdigen Informationen fehlt, verbreiten sich Spekulationen und Gerüchte am Arbeitsplatz und in den sozialen Medien schnell. Setzen Sie jeden Tag zur selben Zeit Besprechungen und Kommunikationen an, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie mit Neuigkeiten rechnen können.
Auch wenn es nichts Neues zu berichten gibt, ist es wichtig, zu kommunizieren, dass es tatsächlich nichts Neues gibt.
Formulieren Sie jede Aktualisierung knapp, damit die Mitarbeiter nicht mit Informationen überfrachtet werden und die wichtigen Informationen aufnehmen können.
Denken Sie an das Timing: Wenn das Büro geschlossen werden muss und die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten müssen, muss diese Information verbreitet werden, bevor die sprichwörtlichen "Frühen Vögel" im Büro eintreffen.
Falls Ihre Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum aus von zu Hause aus arbeiten müssen, sollten Sie unbedingt unsere fünf Tipps für die Kommunikation mit Mitarbeitern im Home Office lesen.
3. Nutzen Sie mehrere Kanäle
Bewerten Sie Ihre aktuelle Kommunikationskonstellation, um sicherzugehen, dass wichtige Aktualisierungen tatsächlich alle Mitarbeiter erreichen können, insbesondere wenn Sie mit Mitarbeitern kommunizieren müssen, die nicht im Büro sitzen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit auf den neuesten Stand gebracht werden und den gleichen Zugang zu Informationen haben, egal ob sie sich in einem Büro oder in einer Fabrik befinden.
Denken Sie über E-Mail und Intranet hinaus und gehen Sie nach dem Prinzip "Mobile First" vor. Eine Studie hat gezeigt, dass ein Mensch durchschnittlich 58 Mal am Tag sein Handy zur Hand nimmt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine App anbieten, haben Sie daher die Möglichkeit, wichtige Mitteilungen über Push-Benachrichtigungen zu kommunizieren.
4. Personalisieren Sie Ihre Mitteilungen durch Videos
Videos sind eine einfache, effektive und persönliche Art der Kommunikation und jedem Besitzer eines Smartphones zugänglich. Lassen Sie Ihren CEO oder jemand anderen aus dem Vorstand oder einer Führungsebene eine kurze Videobotschaft aufzeichnen, die digital an alle Mitarbeiter versendet werden kann.
Machen Sie sich keine Gedanken über professionelle Gestaltung: Das Wichtigste ist ein ruhiger und persönlicher Ton, der den Mitarbeitern das Gefühl gibt, dass das Management daran arbeitet, die Situation so gut wie möglich zu lösen, und dass kein Mitarbeiter vergessen wird.
5. Vergessen Sie nicht die Evaluierung
Sobald der Sturm sich gelegt hat, möchten Sie verständlicherweise die Dinge sofort wieder in einen geregelten Gang bringen. Nehmen Sie sich jedoch die Zeit, darüber nachzudenken, was gut funktioniert hat und was man hätte besser machen können. Konnten Sie alle Mitarbeiter effizient erreichen, oder werden neue Instrumente benötigt? Fragen Sie Mitarbeiter und Führungskräfte nach ihren Erfahrungen. Nutzen Sie alle Erkenntnisse, um Ihre Krisenmanagementpläne und -schulungen zu überarbeiten. Schließlich sollten dies lebendige Dokumente und Prozesse sein.
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Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!