Neue Arbeitsroutinen, Remote-Rekrutierung und digitale Kaffeepausen – der Ausbruch des Coronavirus im Jahr 2020 hat unser Arbeitsleben in vielerlei Hinsicht verändert. Um herauszufinden, wie sich die Veränderungen auf die HR-Tätigkeit ausgewirkt haben, befragte Benify über 900 HR-Experten. Die Ergebnisse wurden in einem spannenden neuen Mini-Report mit dem Titel „Wie HR von der Pandemie 2020 beeinflusst wurde“ zusammengefasst.
Eine der Umfragteilnehmerinnen war HR Business Partner Marie Siwersson, die seit elf Jahren bei dem in der südschwedischen Provinz Skåne gelegenen schwedischen Energieunternehmen Öresundskraft in Helsingborg arbeitet.
In diesem Beitrag schildert Marie, wie ihre Arbeit bei Öresundskraft beeinflusst wurde, einer Organisation, in der einige Teams von zu Hause aus arbeiten konnten, während andere Schutzvorrichtungen verwendet haben, um das Infektionsrisiko zu minimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass kritische Funktionen aufrechterhalten werden konnten.
Das in kommunalem Besitz befindliche Unternehmen beschäftigt rund 400 Mitarbeiter in verschiedenen Arbeitsbereichen. Viele der Mitarbeiter sind in der Stromerzeugung tätig, andere arbeiten im Außendienst in der Kundenbetreuung und weitere in der Hauptverwaltung in den Bereichen IT, Finanzen und Geschäftsentwicklung. Natürlich hat sich die Corona-Pandemie auf jeden der Bereiche unterschiedlich ausgewirkt, was bedeutet, dass Marie und ihre Kollegen ihre Maßnahmen an die spezifischen Gegebenheiten jedes Bereichs anpassen mussten.
Auf die Krise vorbereitet sein
„Als Energieunternehmen üben wir eine gesellschaftliche Funktion aus. Um kritische Aktivitäten während der Pandemie sicherzustellen, haben wir bestimmte Gruppen unter Quarantäne gestellt. Bis Mitte September hatten keine anderen Mitarbeiter Zugang zu den Kontrollräumen, in denen diese Gruppen arbeiten“, erklärt Marie und fügt hinzu, dass diese Teams auch vor der Pandemie auf Krisen vorbereitet waren:
„Wenn es eine große Störung in der Strom- oder Wärmeversorgung gibt, arbeiten sie so lange, bis sie behoben ist, und ziehen bei Bedarf Leute hinzu. Es herrscht eine Art Feuerwehrmentalität, Krisen gehören zum Alltag.“
Büroangestellte erhielten die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten
„Im Hinblick auf die Büromitarbeiter ging es bei der Änderung darum, die Räumlichkeiten anzupassen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten. Personen, die Verwandte haben, die einer Hochrisikogruppe angehören, oder Personen, die besonders um ihre eigene Gesundheit besorgt sind, hat die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten ein Gefühl der Sicherheit vermittelt.“
Remote-Arbeit wurde nicht vorgeschrieben, sie wurde aber empfohlen.
„Natürlich bestehen bei jedem Menschen andere Umstände. Diejenigen, die nicht von zu Hause aus arbeiten wollten oder konnten, durften jederzeit gerne ins Büro kommen. Wir haben im Büro jede Menge Handdesinfektionsmittel zur Verfügung gestellt und um es einfacher zu gestalten, Abstand zu halten, haben wir die Schreibtische auseinander geschoben und jeden zweiten Stuhl in der Kantine weggeräumt.“
Perfekt getaktete digitale Transformation
In unserer Umfrage gaben 89 % der Teilnehmer an, dass ihre Mitarbeiter während der Pandemie von zu Hause aus arbeiten durften. Natürlich ist für ein effektives Remote-Arbeiten die entsprechende Ausstattung erforderlich. Für Öresundskraft war das Timing ein Glücksfall:
„Wir hatten kurz vor dem Ausbruch der Pandemie alle unsere Computer durch Laptops ersetzt. Im Grunde hatten wir wirklich Glück. Hätten wir dies nicht getan, hätten wir Probleme mit Online-Meetings und dergleichen gehabt. So aber waren wir in der Lage, uns sofort anzupassen.“
Die Tatsache, dass so viele Mitarbeiter sofort auf Remote-Arbeit und digitale Meetings umgestiegen seien, hat sich laut Marie positiv ausgewirkt:
„Diejenigen, die vorher vielleicht noch nicht digital versiert waren, wurden nun auf positive Art und Weise an neue Arbeitsweisen herangeführt. Die Atmosphäre war sehr nachsichtig und alle haben sich gegenseitig geholfen. Es wurde vorgeschlagen, die Kamera einzuschalten und zu erklären, wie der Bildschirm geteilt werden kann. Niemand musste das Gefühl haben, in Bezug auf die Technologie nicht auf dem Laufenden zu sein. Es ist alles wirklich gut gelaufen.“
Digitales Onboarding ermöglicht eine planmäßige Rekrutierung
Unsere Umfrage zeigt, dass 41 % der Arbeitgeber ihre Rekrutierungsmaßnahmen wie geplant fortgesetzt haben. Die gleiche Anzahl hat teilweise pausiert oder aufgehört zu rekrutieren, während 12 % die Rekrutierung komplett pausiert oder eingestellt haben. Öresundskraft gehört zu der erstgenannten Kategorie:
„Unsere Rekrutierungen sind wie geplant weitergelaufen, aber wir haben einige Interviews online über Teams durchgeführt. Außerdem haben wir neuerdings ein Tool für das digitale Onboarding implementiert. Ursprünglich wollten wir damit bis nach den Sommerferien warten, aber angesichts der aktuellen Situation entschieden wir uns für einen Start im Juni. Seitdem wir in das Büro kommen dürfen, konnten wir einige der Vorstellungen persönlich durchführen und die Manager konnten sich mit ihren neuen Mitarbeitern treffen. Es war ein wenig seltsam für sie, nicht alle neuen Kollegen vor Ort treffen zu können, aber jeder hat sich an die Situation angepasst und es ist bestens gelaufen.“
Die Gesundheit der Mitarbeiter im Fokus und Herausforderungen der Mitarbeiterführung auf Distanz
Mehr als ein Drittel der Umfrageteilnehmer gab an, dass die Pandemie Veränderungen in ihrer strategischen Gesundheitsarbeit mit sich gebracht hat. Das Hauptaugenmerk gilt der Prävention eines erhöhten Risikos für psychische Erkrankungen im Zuge der Pandemie.
Bei Öresundskraft haben Marie und ihre Kolleginnen und Kollegen erkannt, dass Führung bei der Remote-Arbeit durchaus Herausforderungen mit sich bringt:
„Wir haben mitbekommen, dass einige Mitarbeiter sich von ihren Vorgesetzten nicht ausreichend wahrgenommen oder einsam gefühlt haben, während sie nicht die Möglichkeit hatten, sich mit ihren Kollegen zu treffen. Folglich war das psychosoziale Arbeitsumfeld während der Remote-Arbeit nicht immer optimal. Rückblickend hätten wir uns mehr auf unsere Manager fokussieren sollen, um sie bei der Mitarbeiterführung aus der Distanz zu unterstützen. Wir können aus dieser Lektion auf jeden Fall Lehren ziehen.“
Es ist schon lange erwiesen, dass sportliche Betätigung auch der psychischen Gesundheit zuträglich ist. Bei Öresundskraft wurde daher bereits vor Ausbruch der Pandemie eine zeitlich günstige Wellness-Stunde eingeführt, in der die Mitarbeiter während der bezahlten Arbeitszeit eine Stunde lang trainieren konnten.
„Die Wellness-Stunde hat großen Anklang gefunden. Wir haben einen Tennisplatz vor Ort und einige Mitarbeiter haben die Initiative ergriffen, jeden zweiten Montag gemeinsam joggen zu gehen. Viele Mitarbeiter ziehen es auch vor, Meetings im Freien abzuhalten oder Mittagsspaziergänge zu unternehmen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.“
Möchten die Mitarbeiter zurück ins Büro?
In Bezug auf die Remote-Arbeit nach der kritischsten Phase der Pandemie ist nicht ganz klar, ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer die gleichen Ansichten vertreten. Laut einer von Business-to-Business-Ratings und der Review-Firma Clutch durchgeführten Umfrage stehen Mitarbeiter der Arbeit von zu Hause aus positiver gegenüber als Manager.
In unserer Umfrage gaben knapp 10 % der Teilnehmer an, dass sie ihren Mitarbeitern auch dann die uneingeschränkte Möglichkeit bieten werden, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn dies nicht mehr notwendig ist, d. h. wenn kein Infektionsrisiko mehr besteht.
Nach dem Sommer begann Öresundskraft damit, Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, zu ermutigen, zumindest an einigen Tagen in der Woche wieder ins Büro zu kommen. Marie glaubt, dass dies in einigen Fällen eine Herausforderung sein könnte:
„Viele haben sich daran gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten, Besprechungen digital abzuhalten und sich das Pendeln zur Arbeit zu ersparen. Und die damit verbundene Flexibilität ist sehr positiv. Wir haben keine ganzheitliche Herangehensweise an das Thema verfolgt, weil es bei uns so viele verschiedene Tätigkeiten gibt. Im Moment liegt es an unseren Managern zu beurteilen, was in den verschiedenen Bereichen funktioniert. Was die Arbeit betrifft, so hat es für die meisten Mitarbeiter gut funktioniert. Für den Teamgeist halte ich es aber für wichtig, sich auch physisch zu treffen.“
Möchten Sie weitere Ergebnisse aus unserer Umfrage unter mehr als 900 HR-Mitarbeitern einsehen? Dann laden Sie unseren Mini-Report „Wie HR von der Pandemie 2020 beeinflusst wurde“ noch heute herunter!
