Wie lassen sich flexible Benefits realisieren?

19.03.21

Flexible Benefits – das Trendthema, welches in keiner HR-Abteilung mehr vernachlässigt werden sollte. Doch, was sind denn überhaupt flexible Benefits und was steckt dahinter?

In diesem Zusammenhang bestehen oftmals noch eine Vielzahl offener Fragen, die in diesem Artikel geklärt werden sollen. Sie erhalten Antworten auf Folgendes: Warum sind flexible Benefits so gefragt? Warum sollte auch Ihr Unternehmen ein flexibles Benefitmodell anbieten? Was sollte bei der Einführung beachtet werden und inwiefern kann Benify hierbei unterstützen?

Was sind flexible Benefits?

In den meisten Unternehmen ist die Belegschaft nicht homogen. In einem Unternehmen arbeiten Personen zusammen, die sich in den verschiedensten Lebensphasen befinden und unterschiedlichen Generationen angehören. Damit verbunden sind die meist sehr heterogenen Bedürfnisse, wenn es um Benefits geht. Was der eine super findet, ist für den anderen überhaupt nicht relevant. Nun kommen flexible Benefitmodelle ins Spiel. Diese erlauben es dem Personal, individuelle Benefit Pakete zu schnüren und diejenigen Benefits zu nutzen, die für den jeweiligen Mitarbeiter in seiner aktuellen Lebenssituation relevant sind.

Die Grundlage flexibler Benefitmodelle ist entweder ein bereits existierendes Budget (z.B. Firmenwagenbudget) oder aber ein neu eingeführtes Budget. Die Flexibilisierung wird nun dadurch ermöglicht, indem sich der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wie er das gebotene Budget einsetzten möchte. Welchen der angebotenen Benefits möchte der Mitarbeiter nutzen?

Da sich der Mitarbeiter selbst aussuchen kann, welche Leistungen er in Anspruch nehmen möchte, kann sichergestellt werden, dass das investierte Geld auch eine Auswirkung hat. Jeder Arbeitnehmer kann also entscheiden, wie er das zur Verfügung stehende Budget am besten einsetzt, um den für sich größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Dabei sind typische Benefits im Rahmen eines Flexibilisierungsmodells z. B. der Firmenwagen, die Kinderbetreuung, das Kaufen von Urlaubstagen, das Firmenfahrrad oder die Gesundheitsförderung.

Warum sind flexible Benefits so beliebt?

Die eben genannten Benefits sind für den Mitarbeiter deshalb so attraktiv, da sie entweder steuerbegünstigt oder sogar Steuer- und Lohnnebenkostenfrei sind. Darüber hinaus sind sie aus diesem Grund nicht nur für den Mitarbeiter interessant, sondern bieten vielmehr auch für den Arbeitgeber einen großen Mehrwert. Dem Arbeitgeber entstehen zudem oftmals keine zusätzlichen Kosten durch flexible Benefitmodelle.

Es geht darum, der Individualität der Belegschaft Rechnung zu tragen. Flexible Benefits ermöglichen es dem Mitarbeiter, Benefits entsprechend seiner Lebenssituation sowie seiner persönlichen Bedürfnisse zu wählen. Wir befinden uns auf einem florierenden Markt, sodass es stets neue Angebote an Benefits gibt. Diese werden häufig aktiv von der Mitarbeiterschaft eingefordert. Wie kann der Arbeitgeber darauf reagieren? Dank der Flexibilisierung hat er die Möglichkeit, bei gleichen Kosten neue Benefits einzuführen, ohne alle Zielgruppen des Unternehmens berücksichtigen zu müssen. Bestehende Mitarbeiter fühlen sich verstanden und wertgeschätzt, während sie für neue Mitarbeiter als ein interessanter und spannender Arbeitgeber eingeschätzt werden.

Wo startet Flexibilität?

Flexibilität kann schon klein beginnen und bietet trotzdem einen großen Mehrwert für die Belegschaft. Im Grunde gibt es drei Level. Zunächst kann man die Möglichkeit geben, dass der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, welchen Anbieter er auswählen möchte – beispielsweise, wenn es um die Gesundheitsförderung geht. Die nächste Stufe Richtung Flexibilität ist die Auswahl vergleichbarer Leistungen. Die höchste Flexibilität bietet schließlich ein großes Portfolio verschiedener Benefits, die mit dem zur Verfügung stehenden Budget finanziert werden.

Benify hilft Ihnen

Benify bietet eine Plattform, über die flexible Budgets vom Arbeitgeber optimal verwaltet werden sowie vom Arbeitnehmer bestellt werden können. Im Vordergrund stehen hierbei einerseits eine smarte Administratoren- andererseits aber natürlich auch die Mitarbeiter-Experience.

Es geht in einem ersten Schritt darum zu kommunizieren, welche Budgets dem Mitarbeiter überhaupt zur Verfügung stehen und welche Benefits damit genutzt werden können. Außerdem können Entscheidungsprozesse wie z.B. die Umwandlung des Jahresbonus in ein flexibles Budget digitalisiert werden. Zudem können Simulationen steuerlicher Auswirkungen integriert werden und bieten dem Mitarbeiter Transparenz und Verständnis, um Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Auch die Bestellung der Benefits erfolgt über das Portal und die entsprechenden Lieferanten der Benefits können integriert werden.

Aus Administratorensicht betrachtet, sind insbesondere die Budgetverwaltung, die Sicherstellung steuerlicher Bedingungen sowie das Reporting an die Lohnbuchhaltung als wichtige Vorteile von Benify zu nennen.

Was muss beachtet werden?

Ein Beispielprozess bei der Einführung flexibler Benefits kann dabei grob in drei Phasen eingeteilt werden:

  1. Konzeptphase
  2. Definitionsphase
  3. Finalisierungsphase

Dabei gibt es allerdings einiges zu beachten, damit die Einführung eines flexiblen Benefit-Programms auch zum Erfolg wird. Vor der Einführung müssen daher unbedingt die Zielgruppen des flexiblen Benefit-Programms, Budgets und Benefits definiert werden. Ob Budgets überhaupt flexibilisiert werden können, sollte vor Einführung unbedingt mit einem Steuerberater oder einem Arbeitsrechtler geprüft werden. Benify unterstützt Sie bei der Festlegung interner Prozesse: So muss definiert werden, was z. B. am Ende des Jahres mit dem Budget passiert oder was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Ein letzter Tipp ist die Einplanung ausreichender Integrationszeit bei der Integration von neuen Benefit-Lieferanten, wobei Benify auch hier unterstützend zur Seite steht.

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