Arbeitsplätze werden heute überall globaler, mobiler und digitalisierter. Doch wertvolle Zeit wird jeden Tag immer noch in Organisationen auf der ganzen Welt bei der Suche nach Informationen - Dokumente, Formulare, Handbücher und Anleitungen - verschwendet.
In einer Studie zu den mutmaßlichen am häufigsten gescheiterten Arbeitsmethoden Amerikas, fand die Software-Firma Nintex heraus, dass 49% der untersuchten eintausend Angestellten aus einem breit gefächerten Branchen- und Absteilungsspektrum aussagten, dass sie Probleme hätten, benötigte Dokumente zu finden.
Und da gibt es natürlich noch den berüchtigten McKinsey-Bericht, der offenbarte, dass Angestellte 1,8 Stunden täglich - im Schnitt 9,3 Stunden pro Woche - mit dem Suchen und Zusammenstellen von Informationen verbringen.
Informationsflut
Es ist nicht verwunderlich, dass Angestellte so viel Zeit mit der Informationssuche verbringen - die schiere Anzahl der Daten, die uns zur Verfügung steht, ist umwerfend. Ein Forbes-Artikel mit dem Titel 10 Steps to Conquering Information Overload (10 Schritte zur Überwindung von Informationsflut) zitiert Daniel Levitin, Professor für Psychologie an der McGill University und Autor von The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, der berichtet: „In 1976 waren es 9.000 Produkte, die im Schnitt in einem Lebensmitteladen vorrätig waren, heute hat sich dies zu 40,000 Produkten aufgebläht“.
Levitin kommt zu dem Schluss, dass wir in den letzten 10 Jahren mehr Informationen geschaffen haben als in der gesamten Zeit der Menschheitsgeschichte davor zusammengenommen.
In der Cloud
Aufgrund der Arbeitsplatzdigitalisierung sind Cloud-Speicher und Software auf Cloud-Basis zur Aufbewahrung und Zentralisierung der Massen an Informationen, die heute existiert, immer bedeutender geworden. In der Tat sagt Tech Jury voraus, dass unglaubliche 82% des Arbeitspensums im Jahr 2020 in der Cloud stattfinden wird.
Damit Cloudlösungen jedoch praktikabel und anwendbar sein können, müssen Funktionalität und Bedienkomfort unbedingt erforderlich sein. Benifys Cloud-basiertes Portal für Angestellte und Personalabteilungen hat Tausenden von Organisationen weltweit geholfen, ihre Arbeitsplätze zu digitalisieren. Mittels unseres Selbstbedienungsportals können Angestellte Informationen finden, die ihre Anstellung betreffen wie Lohnbescheide, Renten und Benefits; alles an einem Ort, was die Zahl der Anfragen an die Personalabteilung verringert.
Die Personalabteilung kann auch wichtige Unternehmensdaten auf dem Portal veröffentlichen, wie Handbücher und Richtlinien sowie Formulare, FAQs und vieles mehr, so dass Angestellte auf diese Informationen ohne Mühe zugreifen können.
Ein kleines, aber wichtiges Detail
Während die Zentralisierung und Speicherung von Daten in einem One-Stop-Shop klug ist, um die Zeit, die für die Informationssuche investiert wird, zu verringern, ist die Recherchierbarkeit unerlässlich. Benifys Portal beinhaltet ein kleines, aber sehr wichtiges Detail - eine Suchfunktion. Es überrascht Sie vielleicht, wie viele Cloud-Anbieter oder Dateiverwaltungssysteme diese einfache, doch wichtige Funktion nicht besitzen.
Der Nutzen einer Suchfunkion kann gar nicht überbewertet werden. Überlegen Sie sich dies: Eine Studie von SearchYourCloud offenbarte, dass Arbeiter bis zu acht Suchen benötigten, bevor sie das richtige Dokument oder die Information, die sie brauchten, gefunden hatten.
Wie auch EConsultancy mitteilt, “Egal ob Sie sich dazu entscheiden, mobiles Internet oder eine Smartphone-App zu nutzen, die Suche bleibt stets eines der Schlüsselinstrumente in der Interaktion mit Ihrer Marke, während Sie in Bewegung sind."
Im Benify-Portal, das über einen Computer oder durch die Benify-App auf einem Smartphone oder Tablet erreicht werden kann, können Angestellte gezielt nach bestimmten Benefits suchen, die Buchungsfunktion nutzen, um Termine zu machen, neue Angebote finden und vieles mehr.
Wie können Sie Informationen für Ihre Mitarbeiter leichter auffindbar machen und die verlorene Zeit wieder einholen?