Indem Sie neuen Mitarbeitern eine positive Preboarding-Erfahrung bieten, sorgen Sie dafür, dass Begeisterung und Freude von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag anhalten. Ein gut durchdachter Preboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitern nicht nur, sich schneller in ihre neue Rolle einzufinden, sondern bietet Arbeitgebern auch eine großartige Möglichkeit, ihre Employer Brand zu stärken.
Mit den richtigen Tools gestaltet sich das Preboarding ganz unkompliziert. In der heutigen Zeit werden HR-Prozesse mehr und mehr digitalisiert. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein geringerer Verwaltungsaufwand, eine verbesserte Qualitätssicherung und ein reibungsloseres, einheitliches Erlebnis für die HR-Abteilung und die Mitarbeiter.
In diesem Artikel berichtet Malin Artvin, HR Specialist und HR Business Partner bei AFA Insurance, wie sie und ihre Kollegen die HR-Tech-Plattform von Benify nutzen, um ihren Preboarding-Prozess zu digitalisieren.
Malin, wann haben Sie bei AFA Insurance mit dem Preboarding begonnen?
Wir begannen intern im Jahr 2019 mit der Arbeit an dem Projekt und waren im Januar 2020 soweit, dass wir es starten konnten.
Was haben Sie sich von der Einführung des digitalen Preboarding erhofft?
Der Grund für die Digitalisierung unseres Preboarding-Prozesses war, dass wir es unseren neuen Mitarbeitern erleichtern wollten, vor ihrer Einarbeitung mit dem Onboarding zu beginnen. Außerdem wollten wir ihnen die Aufregung nehmen und ihnen schon vor ihrem ersten Arbeitstag bei uns ein Gefühl des Stolzes vermitteln.
Da der derzeitige Arbeitsmarkt ein von den Bewerbern bestimmter Markt ist, ist es durchaus möglich, dass ein Mitarbeiter kurz vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags steht, aber plötzlich ein anderes Angebot von einem anderen Arbeitgeber erhält. Indem wir schon vor ihrem ersten Arbeitstag mit den Mitarbeitern kommunizieren, hoffen wir, dass die Mitarbeiter erkennen, dass wir ein attraktiver Arbeitgeber sind und dass das Gefühl, dass die Entscheidung für eine Zusammenarbeit mit uns eine gute Entscheidung war, länger anhält.
Können Sie kurz Ihren Preboarding-Prozess beschreiben?
Sobald ein neuer Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, erhält er eine E-Mail und wird gebeten, sich auf der Preboarding-Plattform einzuloggen. Auf der Plattform kann man sich ein Begrüßungsvideo ansehen, sich über einige unserer Benefits informieren, bestimmte Artikel bestellen, sich über unsere Werte informieren und vieles mehr.
Drei Wochen vor Arbeitsbeginn erhalten neue Mitarbeiter eine E-Mail, in der ihnen mitgeteilt wird, dass sie ihre Essenskarte bestellen können. Eine Woche vor Arbeitsbeginn können sie sich einen Film darüber ansehen, was sie an ihrem ersten Tag erwartet.
Worin liegen die größten Vorteile, wenn man digitales Preboarding anbietet?
Es erleichtert es neuen Mitarbeitern nicht nur, früher mit dem Onboarding zu beginnen, es trägt auch zum Aufbau unserer Employer Brand bei und vereinfacht zudem die Verwaltung. Bisher haben wir neuen Mitarbeitern Papierkram zugeschickt und die HR-Abteilung hat viel Zeit auf die Dinge verwendet, die wir jetzt über die Benify-Plattform digitalisieren können.
Wie war die Resonanz bisher?
Unsere neuen Mitarbeiter haben sehr positiv reagiert. Sie empfinden es als professionell, informativ und modern und es trägt dazu bei, ein Gefühl von Stolz hervorzurufen.
Wie und warum setzten Sie die Benify-Plattform für Ihre Preboarding-Prozesse ein?
Als wir die Entscheidung getroffen haben, unseren Preboarding-Prozess zu digitalisieren, wollten wir weder eine eigene Lösung entwickeln noch ein neues System kaufen, sondern eines unserer bestehenden Systeme nutzen. Wir nutzten die Benify-Plattform bereits für die Verwaltung unserer Mitarbeiter-Benefits und als unser Kundenbetreuer bei Benify uns von der Möglichkeit berichtete, das Preboarding einzubeziehen, erschien uns das als logischer Schritt. Außerdem ist es toll für neue Mitarbeiter, wenn sie sich einloggen und ihre persönliche Mitarbeiterplattform kennenlernen können, da sie diese sehr oft nutzen werden, sobald sie anfangen bei uns zu arbeiten.
Wie haben Sie Ihren Preboarding-Prozess aufgebaut?
Es gibt Templates und Abschnitte auf der Plattform, die wir einfach mit unseren eigenen Inhalten wie Texten, Bildern und Videos füllen mussten. Wir besaßen bereits recht viel Material, haben aber zudem noch zwei neue Videos aufgenommen: Ein Begrüßungsvideo und ein Video darüber, was einen neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag erwartet.
Wir beschlossen außerdem, unsere Werte und unsere Unternehmensgeschichte zu beleuchten, Informationen zu unseren Tarifverträgen, zur Rente und zur Arbeitnehmerorganisation bereitzustellen sowie die Möglichkeit zu bieten, verschiedene Benefits direkt über die Plattform zu beantragen.
Haben Sie Tipps für andere Arbeitgeber, die ein digitales Preboarding einführen möchten?
Tun Sie es einfach! Beginnen Sie so schnell wie möglich, Ihren Preboarding-Prozess zu digitalisieren. Ich bin der festen Überzeugung, dass das digitale Preboarding in Zukunft Standard sein wird. Es ist auch eine großartige Gelegenheit für Arbeitgeber, sich positiv von der Konkurrenz abzuheben. Dafür ist kein großes, kompliziertes Projekt nötig.
Wenn Sie bereits eine Benify-Plattform nutzen, können Sie mit Ihrem Kundenbetreuer darüber sprechen, welche Möglichkeiten es gibt. Beginnen Sie dann einfach mit Material, das bei Ihnen bereits vorliegt, und geben Sie es in die Templates ein. Das können beispielsweise Videos, Bilder und Informationsmaterial über die Werte Ihres Unternehmens sein. Weitere Materialien können Sie später immer noch hinzufügen.
Welche Tipps haben Sie für die Erstellung eines guten Preboarding-Videos?
Wenn Sie kein Budget für eine professionelle Videoproduktion haben, können Sie die Filme einfach selbst drehen. Meiner Erfahrung nach wirken selbstgedrehte Videos, die nicht so stark inszeniert sind, oft authentischer und kommen besser an als professionelle Videos. Nutzen Sie dabei unbedingt die Hilfe interner Ressourcen. Ein großer Erfolgsfaktor bei uns war die fantastische Zusammenarbeit zwischen der HR-Abteilung und der Unternehmenskommunikation.
Haben Sie weitere Tipps in Bezug auf die Materialien?
Fügen Sie nicht zu viele Materialien hinzu und vermeiden Sie lange Texte. Denken Sie vor allem an die mobile Darstellung. Viele Mitarbeiter werden sich über ihr Handy in die Plattform einloggen, daher sollten die Texte nicht zu lang sein. Überlegen Sie sich auch, welches Gefühl Sie vermitteln möchten – und nicht nur, welche Informationen Sie weitergeben möchten.
Haben Sie ähnliche Prozesse für andere Schritte des Mitarbeiterlebenszyklus, beispielsweise für die Employee Experience, das Onboarding und das Offboarding?
Wir werden unsere digitale Reise fortsetzen und haben bereits mehrere Aktivitäten gestartet, die sich auf die Bewerbererfahrung während der Rekrutierungsphase und des Onboarding-Prozesses konzentrieren.
Ein positiver Preboarding-Prozess stellt außerdem die Weichen für den nächsten Teil des Lebenszyklus eines Mitarbeiters – das Onboarding. Wussten Sie, dass 73 % der Mitarbeiter, bei deren Onboarding digitale Tools eingesetzt wurden, angeben, dass sie mit der Einführung zufrieden waren, im Vergleich zu 56 % der Mitarbeiter ohne digitalen Onboarding-Prozess? Weitere Tipps und Informationen über das Pre-, On- und Offboarding erhalten Sie in unserem Whitepaper.
