Remote Onboarding: Empfang und Einarbeitung neuer Mitarbeiter von zu Hause

Wie geben Sie neuen Mitarbeitern den großen, herzlichen Empfang, den sie verdienen, wenn doch die meisten ihrer Kollegen von zu Hause aus arbeiten?

In diesem Beitrag gibt Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition bei Benify, Tipps, wie man neue Mitarbeiter erfolgreich digital einarbeitet. Sie werden auch zwei neue Benifyer kennenlernen, die kürzlich von zu Hause aus eingearbeitet wurden.

3 Tipps für eine erfolgreiche Einarbeitung von zu Hause aus:

1. Mehr digitalisieren

Mit den heutigen digitalen Tools können Arbeitgeber neu eingestellten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mehr über das Unternehmen zu erfahren und bestimmte Aufgaben noch vor ihrem ersten Tag zu erledigen.

2. Denken Sie über Ihr eigenes Team hinaus

Online-Begrüßungsveranstaltungen mit Kollegen aus anderen Teams und verschiedenen Unternehmensbereichen helfen dabei, echte Beziehungen aufzubauen und neue Mitarbeiter besser mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen.

3. Soziale Medien nutzen

Stellen Sie Ihre Unternehmenskultur in den sozialen Medien vor und ermutigen Sie neue Mitarbeiter, neue und alte Beiträge zu lesen, um die Firma besser kennenzulernen.

Eine HR-Expertin über die Chancen und Probleme der digitalen Einarbeitung

Wie viele Mitarbeiter haben seit der Corona-Situation neu bei Benify angefangen?

Dreißig! Einige wurden gerade noch rechtzeitig eingestellt, um ihre erste Woche im Büro zu verbringen, aber für meisten erfolgte die Einarbeitung unter Fernanleitung.

Welche Probleme hat die Situation für die Einarbeitung bereitet?

Die größte Herausforderung bei der Einarbeitung unter Fernanleitung besteht darin, dass neue Mitarbeiter nicht die Chance haben, alle ihre tollen neuen Kollegen persönlich kennenzulernen, und auch nicht die Foren für den Aufbau von Beziehungen zu Kollegen außerhalb ihres Teams haben, die sonst ganz von allein entstehen.

Neue Mitarbeiter, die noch nicht die Gelegenheit hatten, Beziehungen zu Kollegen aufzubauen, können sich da schnell einsam fühlen. Neu eingestellte Mitarbeiter vermissen die typischen natürlichen Interaktionen, wenn man zusammen an der Kaffeemaschine steht oder an jemandem im Büro vorbeigeht und Hallo sagen oder zwangslos eine Frage stellen kann. Darunter leiden nicht nur die breiteren Aspekte des Beziehungsaufbaus, sondern auch die Möglichkeit, das Unternehmen und die verschiedenen Rollen darin vertieft kennenzulernen.

Wie begegnet das HR-Team von Benify diesen Herausforderungen?

Wir sind dazu übergegangen, Einführungstage online statt wie bisher in unserer Zentrale abzuhalten. Wir können unseren interaktiven Workshop immer noch durchführen, in dem neue Mitarbeiter Beziehungen zueinander aufbauen können und wir ihnen eine solide Einführung in das Unternehmen geben. Wir veranstalten Online-Begrüßungsveranstaltungen mit Kollegen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens, die vom unmittelbaren Vorgesetzten koordiniert werden.

Zum Aufbau von Beziehungen innerhalb des Unternehmens fordert unser Team jeden Freitag andere Teams zu einem Online-Quiz heraus. Jeder neue Mitarbeiter erhält auch seinen eigenen "Buddy" und hat seine täglichen Check-ins mit dem Team. Wir haben auch einen speziellen Chat-Kanal für (Microsoft-)Teams eingerichtet, um Fragen schnell beantworten zu können.

Welche Art der Unterstützung brachen Manager im Hinblick auf dieses neue Verfahren?

In der HR-Abteilung haben wir gesehen, dass Manager Unterstützung bei der Einrichtung eines strukturierten Einarbeitungsprozesses benötigen, bei dem es auch um Beziehungsaufbau neuer Mitarbeiter geht. Viele Führungskräfte erstellen ganz tolle und solide Einarbeitungspläne, in denen sie neue Mitarbeiter mit dem Wissen versorgen, das sie für ihre Arbeit benötigen. Sie sind auch gut darin, mit ihnen im Gespräch zu bleiben, auch aus der Ferne. Was dabei aber leicht übersehen wird, ist die Frage, zu welchen anderen Personen oder Teams der neue Mitarbeiter Beziehungen knüpfen muss, und das geht aus der Ferne nicht ohne Weiteres. Damit dieser Punkt nicht zu kurz kommt, haben wir ihn in unsere Online-Einführungstage aufgenommen, für die die Personalabteilung verantwortlich ist. Wir empfehlen auch ein Buddy-System, die Nutzung von (Microsoft-)Team-Kanälen und Begrüßungsveranstaltungen.

Wie wird die Benify-Plattform für die digitale Einarbeitung genutzt?

Die Benify-Plattform ist für uns schon unter normalen Umständen äußerst nützlich, wenn es darum geht, Teile des Einführungsprozesses zu digitalisieren. Sie wird natürlich noch wichtiger, wenn wir aus der Ferne arbeiten. Beispielsweise können sich neue Mitarbeiter in ihrem persönlichen Benify-Portal anmelden und auf E-Learning zugreifen und Checklisten mit Dingen ansehen, die sie in ihren ersten Tagen erledigen müssen. Durch das Portal können wir uns darauf verlassen, dass alle neuen Mitarbeiter in gleicher Weise eingearbeitet werden, unabhängig davon, wer ihr unmittelbarer Vorgesetzter ist.

Das Portal wird auch für die Vorlaufphase benutzt. Hier können neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Tag auf Informationen zugreifen. Ein großer Teil des Inhalts dient dazu, die neuen Mitarbeiter mit Benify, der Firmenkultur und -geschichte vertraut zu machen. Es vermittelt neuen Mitarbeitern auch ein größeres Gefühl von Sicherheit, diese Informationen schon vor ihrem ersten Tag zu erhalten, insbesondere in einer Zeit, in der viele Menschen unsicher hinsichtlich der Zukunft sind. Die Einführung neuer Mitarbeiter in unsere Unternehmenskultur mit Hilfe der Plattform wird noch entscheidender, wenn neue Mitarbeiter diese Kultur nicht aus erster Hand am Arbeitsplatz erleben können.

Welche Tipps gibt es für andere Arbeitgeber, die Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus in Empfang nehmen möchten…

... vor dem ersten Arbeitstag?

Falls Sie es noch nicht getan haben, suchen Sie nach Möglichkeiten, Einarbeitungsprozesse zu digitalisieren. Entwickeln und kommunizieren Sie einen klaren Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, und zwar am besten einen Monat vor ihrem ersten Arbeitstag. Es vermittelt ihnen ein Gefühl der Sicherheit, wenn sie wissen, was auf sie zukommt und was sie zu erwarten haben. Es ist immer gut, den Kontakt und Dialog mit neu eingestellten Mitarbeitern während der gesamten Vorlaufzeit aufrechtzuerhalten, um ihr Engagement zu fördern und ihnen Sicherheit zu geben. Dies verringert die Gefahr, dass ein Mitarbeiter noch vor seinem ersten Tag ausscheidet. Auf praktischer Ebene ist es auch wichtig, die Lieferung von Arbeitsmitteln wie Laptop und Telefon zu planen, damit die neuen Mitarbeiter rechtzeitig alles bekommen, was sie für ihre Tätigkeit brauchen.

... wenn sie mit der Arbeit begonnen haben?

Sobald ein neuer Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit begonnen hat, ist es wichtig, durch tägliche Check-ins einen Dialog mit den anderen Teammitgliedern zu initiieren, damit andere Kollegen im Team an speziellen Teilen der Einarbeitung beteiligt sind. Mit Zoom und anderen digitalen Tools ist es auch einfach, eine Begrüßungsveranstaltung mit Mitarbeitern verschiedener Teams zu arrangieren und Online-Einführungstage zu organisieren. Dann ist es wichtig, den Einarbeitungsplan laufend zu überwachen und mit den neuen Mitarbeitern abzuklären, ob ihnen noch Informationen fehlen.

Wie lässt sich eine starke Unternehmenskultur aufrechterhalten, während alle von zu Hause aus arbeiten und gleichzeitig dafür sorgen, dass die neuen Mitarbeiter diese auch spüren?

Benutzen Sie soziale Medien wie Instagram, Facebook, LinkedIn und Ihr Benify-Portal, falls Sie eines haben, um Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren. Bei Benify ermutigen wir neue Mitarbeiter dazu, die sozialen Kanälen des Unternehmens zu verfolgen, in denen wir kontinuierlich Inhalte veröffentlichen, auch wenn wir im Home-Office arbeiten. So haben wir zum Beispiel eine Initiative, bei der sich verschiedene Teams bei der Verwaltung unseres Instagram-Kontos abwechseln, wo sie ihren Arbeitstag zeigen. Wir empfehlen neuen Mitarbeitern auch, unsere Blog-Beiträge zu lesen, um sich inspirieren zu lassen und mehr über die verschiedenen Unternehmensbereiche zu erfahren.

Matilda und Alexandra wurden digital eingearbeitet:

Alexandra Gryde, Projektleiterin, und Matilda Dankemeier, Koordinatorin für die Talentakquise, sind zwei neue Benifyerinnen, die nur wenige Tage im Büro arbeiten konnten, bevor die Entscheidung fiel, alle Benify-Mitarbeiter nach Möglichkeit von zu Hause aus arbeiten zu lassen.

Wie war es für dich, als neue Mitarbeiterin, von zu Hause aus zu arbeiten?

"Das war schon eine einzigartige Situation. Was mich betrifft, so bin ich wirklich froh, dass ich schon vorher in einer ähnlichen Funktion viel von zu Hause aus gearbeitet habe. Ich weiß genau, wie ich meinen Tag und meine Aufgaben strukturieren muss, um produktiv zu sein. Ich habe immer die Unterstützung meiner unmittelbaren Vorgesetzten und die Möglichkeit gehabt, mich mit allem an sie zu wenden. Das gibt mir ein gutes Gefühl, wenn etwas passiert und ich nicht weiß, wie ich damit fertigwerden soll", sagt Matilda.

"Ein großer Vorteil bei Benify liegt darin, dass so viele Arbeitsaufgaben bereits digital sind, aber ich vermisse den sozialen Aspekt, Kollegen um mich herum zu haben, die auch spontane Fragen beantworten könnten. Zu meiner Position gehören viele Begegnungen mit Kunden, und das alles geschieht im Moment online. So ist es etwas schwieriger, einen persönlichen Kontakt herzustellen", sagt Alexandra.

Wie bleibst du mit deinen neuen Kollegen in Kontakt?

"Zu Beginn und am Ende jedes Tages hat unser Team einen Check-in über Zoom. Einmal hatten wir sogar ein gemeinsames Mittagessen, bei dem jeder im Team ein Kostüm seiner Wahl trug. Das war sehr lustig. In (Microsoft-)Teams gibt es auch einen offenen Chat-Kanal für jeden im Projektmanagement, wo man immer jemanden findet, mit dem man chatten kann, wenn man möchte", sagt Alexandra.

"Die täglichen Morgensitzungen im Team waren für mich sehr wichtig. Die Gelegenheit, einander zu sehen und Einblick in die Arbeit der anderen zu gewinnen, ist sehr wertvoll und trägt dazu bei, dass man sich weniger allein fühlt. Außerdem hinaus beenden wir jede Woche mit einem "Abschluss", bei dem wir uns alle mit einem Getränk 'zuprosten' und Kahoot spielen. Das schafft auch einen Freiraum, um über Dinge zu sprechen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben", so Matilda abschließend.

„Entwickeln und kommunizieren Sie einen klaren Plan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, und zwar am besten einen Monat vor ihrem ersten Arbeitstag. Es vermittelt ihnen ein Gefühl der Sicherheit, wenn sie wissen, was auf sie zukommt und was sie zu erwarten haben.“

Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition, Benify