In einer aktuellen Umfrage sagen 71 % der Führungskräfte, dass ihr Unternehmen künstliche Intelligenz bereits einsetzt. Und das ist erst der Anfang: KI-Tools entwickeln sich rasant weiter, sodass auch HR-Teams nicht mehr darum herumkommen, sich mit der neuen Technologie auseinanderzusetzen und Wege zu finden, diese gewinnbringend zu nutzen. Tun sie das nicht, droht der Verlust der Wettbewerbsfähigkeit auf einem Arbeitsmarkt, der laut Prognosen auch künftig hart umkämpft sein wird.
KI kann und wird vieles verändern
Unternehmen, die KI und Automatisierungen in ihre Prozesse integrieren, spüren die positiven Ergebnisse über alle Abteilungen hinweg. Im Vergleich zu Unternehmen mit geringerem KI-Reifegrad profitieren die, die im KI-Bereich eine Vorreiterrolle einnehmen, schon heute von gesunkenen Geschäftsrisiken, zufriedeneren Kund:innen und stärker wachsenden Umsätzen.
Roy Norman, Senior Key Account Manager bei Benify, betont das große Potenzial von KI im Personalwesen: „Im HR-Umfeld ist KI ein besonders spannendes Thema. Mit ihren hochwertigen Datenanalysen und den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung könnte die Technologie das Personalmanagement revolutionieren.“
Neben all den Chancen bringt KI aber auch Herausforderungen, die es nicht nur in HR-Teams, sondern in allen Abteilungen mit strategischen Initiativen zu meistern gilt.
Was HR-Teams über KI wissen sollten
Künstliche Intelligenz hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht: Fast täglich kommen neue Tools und Funktionen auf den Markt. Mit all diesen Neuerungen mitzuhalten, ist nicht immer einfach. Daher haben wir hier das Wichtigste zusammengefasst:
Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten der KI: die traditionelle und die generative KI. Traditionelle KI (wie sie in Suchalgorithmen und Sprachassistenten wie Siri und Alexa zum Einsatz kommt) führt mit klar abgegrenzten Datensets spezifische Aktionen aus. Generative KI (wie ChatGPT) dagegen generiert Inhalte auf Basis riesengroßer Datensets.
Die Basis ist bei beiden Arten von KI dieselbe: Daten. Für HR bedeutet das: Ohne datenbasiertes Personalmanagement werden KI-Anwendungen nicht die gewünschten Ergebnisse bringen. In solch einer Data-Driven HR dreht sich alles um die Verarbeitung und Analyse relevanter Personaldaten (zum Beispiel Mitarbeiterumfragen, Nutzungsdaten von Mitarbeiterbenefits oder eNPS-Werten).
5 Use Cases für HR: So nutzen Sie künstliche Intelligenz im Personalwesen
In einer Studie unter Personalbeauftragten sehen 92 Prozent den größten Vorteil von KI-Tools in den Kostensenkungen, gefolgt von 64 Prozent, die von Effizienzgewinnen profitieren. Mit der Kombination datenbasierter HR und KI gelingt es HR-Teams aber nicht nur, Kosten zu senken und effizienter zu werden. Sie können auch ihre Recruiting-Prozesse beschleunigen, die Unternehmenskultur stärken und gezielt Chatbots einsetzen, um ihre Employee Experience zu optimieren.
- Wie kann KI Kosten reduzieren?
Fast alle HR-Beauftragten (92 Prozent), die bereits KI-Tools einsetzen, sagen, dass sie damit Kosten einsparen. Durch die Automatisierung arbeitsintensiver Routineaufgaben (wie Onboarding-Workflows oder das Management von Mitarbeiterbenefits) reduzieren KI-Tools unnötige, repetitive Tätigkeiten auf ein Minimum.
HR-Teams, die KI und Daten optimal kombinieren, können arbeitsintensive Prozesse wie Datenverwaltung, Personaleinsatzplanung oder die Verwaltung von Mitarbeiterbenefits geeigneten Tools überlassen, um sowohl ihre manuellen Aufwände als auch die Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler zu senken. Das führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung, die das Potenzial weiterer Kosteneinsparungen birgt und somit die Budgets von HR-Teams schont.
Darüber hinaus erkennen KI-gestützte Analysen Muster und liefern Prognosen, die HR-Führungskräften helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen und teure Probleme wie Fehlbesetzungen oder eine zu geringe Auslastung von Mitarbeitenden zu vermeiden.
- Was bringt KI im Recruiting?
Wussten Sie, dass 80 % der deutschen HR-Beauftragten mindestens einmal die Woche KI-Anwendungen im Recruiting nutzen? Mehr als die Hälfte greift sogar täglich darauf zurück. Das Ziel ist es auch hier, die Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus kann KI dabei helfen, datenbasierte und damit fundiertere Entscheidungen im Bewerbungsverfahren zu treffen. So können maßgeschneiderte KI-Algorithmen Bewerberdaten analysieren, damit Sie die besten Talente für Ihre offenen Stellen finden.
Jonathan Best, International Business Development Director bei Benify, hebt hervor: „In der Personalvorauswahl treffen wir immer öfter auf KI. Die Tools können Sie nicht nur im Auswahlprozess unterstützen, sondern vorab auch die Erfolgschancen Ihrer Kandidat:innen abschätzen.“
Darüber hinaus können HR-Teams die künstliche Intelligenz als persönliche HR-Assistentin im Interviewprozess heranziehen, egal ob Terminvereinbarungen oder Fragenfindung. So leistet die KI einen wertvollen Beitrag, um rasch die passenden Talente für Ihr Unternehmen zu finden.
- Wie integriert man KI-Chatbots?
Immer mehr HR-Teams setzen KI-gestützte Chatbots ein. Sie können die Fragen von Mitarbeitenden sofort beantworten und Wartezeiten kurzhalten, damit die Belegschaft alle Informationen bekommt, die sie braucht. Ein Chatbot ist an sieben Tagen die Woche rund um die Uhr verfügbar und unterstützt Mitarbeitenden daher jederzeit schnell und flexibel.
Aktuelle Studien prognostizieren dem HR-Chatbot-Markt in den kommenden zehn Jahren ein signifikantes Wachstum. Schon jetzt können moderne KI-Chatbots Interaktionen an die individuellen Vorlieben ihres Gegenübers anpassen und so die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen.
Außerdem können diese Chatbots laufend ihre eigenen Interaktionen und Dialoge analysieren, um herauszufinden, was die Mitarbeitenden aktuell am meisten beschäftigt. So haben HR-Teams die Möglichkeit, Sorgen und Herausforderungen proaktiv anzusprechen, um die Produktivität hochzuhalten. Und sobald HR-Teams mit KI-Chatbots Routineaufgaben automatisieren und mit geringem menschlichen Aufwand Mitarbeitenden unternehmenskonforme Antworten liefern, haben am Ende alle HR-Teammitglieder mehr Zeit für strategische Aufgaben.
- Wie kann KI bei der Gestaltung von Personalstrategien helfen?
Sobald sie mit KI-Tools ihre manuellen Verwaltungsaufgaben automatisieren, haben HR-Führungskräfte mehr Zeit für strategische Initiativen. Laut der Tech-Experten von Forbes führt dies schon jetzt zu einer Neuinterpretation klassischer HR-Methoden und einem Perspektivenwechsel in HR-Teams: Sie schätzen KI-Tools zunehmend als helfende Hand und nehmen sie nicht mehr als Konkurrenz wahr.
Im strategischen HR-Management spielen KI-Tools eine besonders wichtige Rolle. Sie liefern fundierte Einblicke in die gesamte Employee Experience Ihres Unternehmens. Sobald Ihre HR-Teams neben ihren bekannten auch KI-Tools nutzen, gelingt es ihnen eher, ihre Strategien an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen, und das steigert die Produktivität und die Bindung der gesamten Belegschaft.
Jonathan Best meint: „Mit der richtigen Kombination aus Mitarbeiterumfragen und KI treffen Sie strategisch noch bessere Entscheidungen. Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden? Was beschäftigt sie im Moment? Solche Analysen der aktuellen Stimmungslage sind extrem wichtig und gewinnen auch in unserem Bereich immer mehr an Bedeutung.“
- Wie stärkt KI die Unternehmenskultur?
Laut dem HR-Report 2024 von Hays erwarten rund 37 Prozent der befragten HR-Beauftragten, dass der Einsatz von KI die Kommunikationskultur in ihrem Unternehmen verändern wird. Tatsächlich kann Ihnen künstliche Intelligenz helfen, Ihre Unternehmenskultur auf unterschiedliche Arten zu stärken und weiterzuentwickeln. So ermöglichen die Tools zum Beispiel einen personalisierten Support über den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus, damit alle Mitarbeitenden jederzeit die Wertschätzung und Unterstützung erhalten, die sie sich wünschen und brauchen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, KI für mehr Sicherheit einzusetzen, damit in den Teams ein stärkeres Gefühl von Sicherheit und Vertrauen entsteht. Auch das kann die Unternehmenskultur erheblich verbessern. Damit dieses Vertrauen langfristig erhalten bleibt, sollten Sie darauf achten, KI ethisch korrekt und transparent einzusetzen.
Laut einer Studie von EY macht sich fast jede:r vierte Beschäftigte:r in Deutschland Sorgen, bald von neuen Technologien ersetzt zu werden. Sobald sich Ihre Mitarbeitenden solche Sorgen machen, spielen sie eher mit dem Gedanken, Job zu wechseln, und das könnte sich wiederum negativ auf die Fluktuation im Unternehmen auswirken.
Laut Studie gehen diese Sorgen vor allem darauf zurück, dass einem großen Teil der Unternehmen eine nachvollziehbare KI-Richtlinie fehlt. Achten Sie daher auf klare Vorgaben und umfassende Weiterbildungsmaßnahmen für eine verantwortungsvolle Nutzung von KI. So stellen Sie sicher, dass alle Tools und Prozesse den Werten Ihres Unternehmens entsprechen und eine positive Wirkung auf die Unternehmenskultur haben.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von KI
KI und Daten stoßen im Personalwesen gerade einen grundlegenden Wandel an und bieten im anhaltenden War of Talents gleich mehrere Möglichkeiten, um effizienter zu werden, fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Angesichts der raschen Weiterentwicklung der KI-Technologien ist es heute wichtiger denn je, dass HR-Teams Wege finden, um diese Technologie gewinnbringend zu nutzen.
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