Als internationales Unternehmen fällt die Entscheidung für oder gegen eine IT-Lösung in der Regel nicht leicht und in einem so komplexen Bereich wie Compensation und Benefits ist die Herausforderungen noch größer. Sobald Sie als Unternehmen über Ländergrenzen hinweg tätig sind, liegt es in der Natur der Sache, dass Ihre Vergütungspakete und Mitarbeiterbenefits nicht nur nach Joblevel, sondern auch nach Region und Land sehr unterschiedlich aussehen.

Eine Plattform für Mitarbeiterbenefits ist in dem Fall ein guter Weg, um Ordnung in die Vielfalt zu bringen und Ihren HR-Teams wertvolle Zeit zu sparen. Damit Ihnen Ihr Auswahlverfahren leichter fällt und Sie bestmöglich von der neuen Software profitieren, finden Sie im Folgenden die 9 wichtigsten Funktionen einer Mitarbeiterplattform.

DIE 9 WICHTIGSTEN FUNKTIONEN EINER BENEFITS-SOFTWARE

DER FAKTOR MENSCH             DER FAKTOR TECHNIK            DIE PRAKTISCHEN EXTRAS

1 User Experience                        4 Datensammlung                       9 ROI, Sicherheit, Updates

2 Kommunikation                         5 Lokales Know-how     

3 Administration                           6 Integrationen

                                                     7 Implementierung      

                                                     8 Support    

FUNKTIONEN 1–3: DER FAKTOR MENSCH

Die Funktionen, die sich direkt auf die Menschen auswirken, die mit den Tools arbeiten, gehören zweifellos zu den wichtigsten. Am Ende entscheiden immer die User darüber, ob sich die Anschaffung einer Software ausgezahlt hat oder nicht. Die Bedürfnisse Ihrer HR-Teams, Mitarbeitenden und Interessent:innen sollten daher bei der Ausschreibung stets ganz oben stehen.

Funktion 1        User Experience

Je einfacher Ihre Belegschaft auf die Plattform zugreifen und die Tools darauf nutzen kann, desto mehr wird sie es auch tun. Achten Sie daher darauf, dass Sie Ihre neue Plattform schnell und einfach an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden (und Ihrer Marke) anpassen und personalisieren können. Können Sie die Plattform rund um die Uhr und unabhängig vom Arbeitsort – zum Beispiel via App – nutzen? Lassen sich Benefits und Programme digital anfragen und reservieren?

Funktion 2        Kommunikation

In Umfragen hat sich gezeigt, dass 80 % der Mitarbeitenden gar nicht wissen, wie viel Ihr Arbeitgeber tatsächlich in sie investiert, und ihre Gesamtvergütung zu niedrig einschätzen. Mit einer gezielten Benefits-Kommunikation, die nicht nur über E-Mails, sondern auch über eine App erfolgen kann, zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden maximale Wertschätzung und binden Sie so noch stärker an Ihr Unternehmen. Achten Sie im Bereich der Kommunikation auch auf Personalisierungsmöglichkeiten, damit Ihre Nachrichten nicht in der täglichen Informationsflut untergehen.

Funktion 3        Administration

Beim Faktor Mensch geht es auch um die Mitarbeitenden, die dafür sorgen, dass die richtigen Inhalte in richtiger Form über die Plattform zur Verfügung stehen. Bewährt haben sich daher Plattformen mit einer intuitiven Umgebung für Administrator:innen und automatisierbaren Workflows. Achten Sie darauf, dass Ihr HR-Team auch ohne IT-Unterstützung ihre Aufgaben erledigen kann: User-Management, Kommunikationstools, Content Management, Reporting – all das sollte möglichst einfach zu nutzen und zu steuern sein.

FUNKTIONEN 4–8: DER FAKTOR TECHNIK

Im technischen und prozessualen Bereich ist es wichtig, dass sich neue Plattformen nahtlos in bestehende Systeme und Workflows einfügen. In enger Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilungen sollten Sie bei der Auswahl einer Mitarbeiterplattform vor allem auf Folgendes achten.

Funktion 4        Datensammlung und -aufbereitung

Damit Sie beurteilen können, welche Angebote Ihre Mitarbeitenden besonders gut annehmen und welche vielleicht nicht so gut ankommen, benötigen Sie die entsprechenden Daten. Prüfen Sie daher, ob die Plattformen ein intuitives Reporting bieten, mit denen Sie Kennzahlen wie Nutzung, Teilnehmerzahlen, Öffnungsraten in der Kommunikation und mehr schnell und einfach auslesen sowie in gängigen Formaten herunterladen können.

Funktion 5        Lokales Know-how

Sobald Sie über mehrere Standorte hinweg tätig sind, eignet sich ein One-for-all-Ansatz nicht mehr. Um Ihre Vergütungs- und Benefits-Pakete über Ländergrenzen hinweg möglichst effektiv zu verwalten, benötigen Sie eine Plattform, die flexibel genug ist, um sich den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden an mehreren Standorten und in verschiedenen Ländern anzupassen. Lassen sich Ihre Angebote über die Plattform lokalisieren und personalisieren? Wie viele Sprachen und Währungen unterstützt die Software?

Funktion 6        Integrationen

Ein neues Tool wird im Unternehmen nur dann erfolgreich angenommen, wenn es sich nahtlos integrieren lässt. Achten Sie darauf, dass die neue Plattform gut mit ihren bestehenden Systemen zusammenspielt, dass APIs verfügbar sind und dass verschiedene Formate für einen laufenden Datenaustausch unterstützt werden. Wie lässt sich die Software mit Intranet und anderen internen Kommunikationstools verknüpfen?

Funktion 7        Implementierung

Um Unterbrechungen in Ihren System zu vermeiden und Ihre neue Software möglichst rasch nutzen zu können, braucht es auch Implementierungs-Know-how vonseiten des Vendors. Wie sieht der Zeitrahmen für die Implementierung aus? Welche Schritte sieht der Vendor vor? Können Standorte im Ausland in ihren Sprachen unterstützt werden? Achten Sie auch darauf, dass Sie das neue System vor Go-live möglichst umfassend testen können.

Funktion 8        Support

Wenn Sie eine neue Plattform anschaffen, möchten Sie sie möglichst umfassend nutzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen. Damit dies gelingt, benötigen Sie einen kompetenten und leicht erreichbaren Support. Prüfen Sie daher auch immer die langfristigen Support-Angebote Ihres Vendors. In welcher Form sind Treffen möglich und wie oft? Haben Sie eine:n zentrale:n Ansprechpartner:in? Wie geht der Kundenservice mit speziellen Anpassungswünschen um?

FUNKTION 9: DIE PRAKTISCHEN EXTRAS

Neben den Basics gibt es auch eine Reihe von Zusatzfunktionen, die im Alltag von großem Nutzen sind. Neben der Sicherheit und Verlässlichkeit Ihrer Systeme haben sich auch Aspekte wie ROI-Rechnungen und gemeinsame Zielsetzungen bewährt.

Funktion 9        Praktische Zusatzleistungen

• ROI: Bitten Sie Ihren Vendor um ROI-Beispiele aus der Praxis.
• Sicherheit: Achten Sie auf Sicherheitszertifikate wie DSGVO oder ISO.
• Verlässlichkeit: Fragen Sie nach der Systemverfügbarkeit, den Ausfallzeiten, Wiederherstellungsprotokollen und ähnlichem.
• Upgrades: Wie oft wird das System aktualisiert? Dürfen Sie als Kunde bei geplanten Innovationen mitreden?
• Kundenzufriedenheit: Wie bewerten andere Unternehmen den Vendor?
• Skalierbarkeit: Wächst die Plattform mit Ihnen als Unternehmen?

Bevor Sie Ihre Ausschreibung starten, empfiehlt es sich, Ihre Anforderungen zu priorisieren und zu unterscheiden, welche unbedingt erforderlich sind und welche nicht. Erstellen Sie einen umfassenden Fragenkatalog und suchen Sie sich einen Vendor aus, der nicht nur innovativ ist, sondern auch Ihre Werte und Ziele teilt.

Unsere Expert:innen unterstützen Sie gerne bei der Vorbereitung Ihrer Ausschreibung und stehen Ihnen jederzeit mit ihrem vielfältigen Know-how und ihren Erfahrungen zur Seite.

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