Unübersichtliche Excel-Tabellen, unvollständige Listen im Intranet und manuelle Buchungsprozesse machen ein effizientes Management weltweiter Mitarbeiterbenefits schlichtweg unmöglich. Falls Sie zu den Unternehmen gehören, die noch keine passende Software für ihr Benefits Management gefunden haben, ist es höchste Zeit, den Schritt in das Zeitalter der Digitalisierung zu machen. Wie dieser Schritt gelingt, erfahren Sie in unserem Leitfaden.
Die Zeiten manuell geführter Listen sind im modernen Benefits Management schon lange vorbei. Dennoch gelingt es vielen Unternehmen nicht, ihre Vergütungspakete samt Benefits weltweit zu digitalisieren. Warum? Weil Mitarbeiterbenefits ein komplexes Thema sind, das viele Fragen aufwirft:
- Welche Benefits sind an welchen meiner Standorte gesetzlich verpflichtend?
- Was brauchen oder wünschen sich meine Mitarbeitenden darüber hinaus?
- Wie behalte ich den Überblick über alle lokalen und regionalen Angebote?
Die Risiken lückenhafter Benefits-Angebote
Wenn wir uns den Status quo im weltweiten Benefits Management ansehen, wird rasch klar, dass die Zeit zum Handeln gestern war. Studien und Umfragen zeigen, dass Unternehmen, denen es nicht gelingt, an ihren Standorten die passenden Mitarbeiterbenefits anzubieten und ihre Vergütungspakete den immer neuen Bedürfnissen der Mitarbeitenden anzupassen, Gefahr laufen, …
- dass sie die falschen oder zu wenig Benefits anbieten und mit ihren Vergütungspaketen Talente nicht nachhaltig überzeugen.
- dass Mitarbeitende die Angebote nicht gut genug kennen und die Investitionen nicht zu schätzen wissen.
- dass sie als Arbeitgeber mit der Konkurrenz am Arbeitsmarkt nicht mehr mithalten könne.
- dass die Fluktuation im eigenen Betrieb steigt, da sich Mitarbeitende von anderen Unternehmen mit besseren Vergütungspaketen abwerben lassen.
Höchste Zeit also, Ihr Benefits Management ins Zeitalter der Digitalisierung zu holen. Die gute Nachricht: Für einen individuellen Business-Case und eine fundierte Kaufentscheidung sind nur wenige Schritte notwendig.
3, 2, 1 … Business-Case
Bevor Sie in Ihrem Unternehmen eine neue Software nutzen können, müssen Sie die damit verbundene Investition vermutlich nach oben hin im Rahmen eines Business-Case argumentieren. Gehen Sie dabei am besten in drei Schritten vor:
- Erfassen Sie den Status quo in Ihrem Unternehmen
- Erarbeiten Sie eine passende Strategie für Ihr Unternehmen
- Suchen Sie nach passenden Lösungen am Markt
Überzeugen Sie die Entscheidungstragenden in Ihrem Unternehmen mit den passenden Zahlen und Fakten aus Studien und Umfragen und liefern Sie mit erfolgreichen Beispielen aus anderen Unternehmen die nötige Inspiration. Beides finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl einer globalen Benefits-Plattform.
4, 3, 2, 1 … Kaufentscheidung
Sobald das Okay von oben da ist, sind Sie nur noch vier Schritte von der passenden technologischen Lösung für Ihr Benefits Management entfernt. Holen Sie sich auf Ihrem Weg Unterstützung aus den folgenden Teams in Ihrem Unternehmen:
- IT
Die Kolleginnen und Kollegen wissen, was es für eine erfolgreiche Integration und den laufenden Betrieb braucht. - Procurement
Die Kolleginnen und Kollegen unterstützen Sie beim gesamten Auswahl- und Anschaffungsprozess. - Legal
Die Kolleginnen und Kollegen wissen, wie der Vertrag aussehen muss. - HR
Die Kolleginnen und Kollegen sollen am Ende mit der Lösung arbeiten. Ihr Buy-in ist daher langfristig mitunter am wichtigsten.
Der erste Schritt besteht darin, gemeinsam mit den zuständigen HR- und IT-Teams einen Anforderungskatalog zu erstellen. Er ist die Grundlage für die darauffolgende Prüfung und den Vergleich der am Markt verfügbaren Lösungen. Danach entscheiden Sie sich gemeinsam für eine Lösung und beginnen mit den Rechtsexpertinnen und -experten die Vertragsverhandlungen. Ist der gewählte Anbieter erst einmal an Bord, steht der Planung von Implementierung und Go-live nichts mehr im Weg.
Auf welche Funktionalitäten und allgemeinen Aspekte Sie in diesem Prozess besonders achten sollten, verraten wir Ihnen in unserem Leitfaden zur Auswahl einer globalen Benefits-Plattform. Je nach Komplexität Ihres Benefits-Angebots und der Anzahl der Märkte, in denen Sie mit Standorten und Mitarbeitenden vertreten sind, kann der gesamte Prozess mehrere Monate in Anspruch nehmen. Das Ergebnis ist die Mühe aber wert, denn ein digitales Benefits Management verspricht:
- Zeit- und Kosteneinsparungen in der Verwaltung Ihrer Benefits
- mehr Wertschätzung dank gezielter Kommunikation
- fundierte Entscheidungen dank Daten und Analysen
Unabhängig davon, ob Sie am Anfang dieses Prozesses stehen oder bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung gegangen sind, unterstützt Sie unser erfahrenes Expertenteam gerne.
Holen Sie sich einen unverbindlichen Beratungstermin und erfahren Sie mehr über unsere Benefits-Plattform. Gemeinsam sehen wir uns an, wie wir Ihre aktuelle Benefits-Strategie optimieren können, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden flexibel und nachhaltig zu erfüllen.
